Deine Rezeption bekommt Unterstützung bei jeder Anfrage
Dein KI-Mitarbeiter nimmt organisatorische Gästeanliegen auf, während du dich um Anreisende kümmerst. Telefon, WhatsApp, Website-Chat, Social Media und E-Mail werden zu betreuten Kontaktwegen.
Wie funktioniert die Anreise?
Welche Ausstattung ist hinterlegt?
Wie frage ich einen Aufenthalt an?
Anreisen brauchen Aufmerksamkeit, Rückfragen ebenfalls
Am Empfang stehen neue Gäste, gleichzeitig klingelt das Telefon wegen Parkplatz, Frühstück und später Anreise. Wiederholte Auskünfte unterbrechen den persönlichen Kontakt und lassen schriftliche Anfragen liegen.
Bei Zimmerwünschen fehlen oft Reisedaten, Belegung oder die Zahl benötigter Zimmer. Dein KI-Mitarbeiter erfragt die organisatorischen Grundlagen und orientiert sich an deiner freigegebenen Wissensbasis. Individuelle Zusagen bleiben bei der zuständigen Person.
Von der ersten Frage zur prüfbaren Anfrage
Die KI fragt
- Wann erfolgen Anreise und Abreise, wie viele Gäste und Zimmer sind geplant?
- Wer reist an und welche organisatorischen Wünsche sollen Mitarbeitende prüfen?
Die KI erledigt
- Erklärt hinterlegte Informationen zu Check-in, Parken und Frühstück.
- Nutzt für Verfügbarkeitsauskünfte ausschließlich das angebundene System.
- Berücksichtigt Belegungsgrenzen und Buchungsregeln; legt offene Anliegen für die Rezeption an.
Dein Team erhält
- Reisedaten, Zimmerbedarf und erreichbare Kontaktperson.
- Eine übersichtliche Übergabe mit offenen Sonderwünschen und Rückrufbedarf.
Fiktives Beispiel: Zimmer für eine Familienreise
Wir benötigen vom 14. bis 16. Mai drei Zimmer für sechs Erwachsene.
Ich nehme die Anfrage auf. Gibt es Wünsche zur Anreise oder Zimmeraufteilung?
Zu unserer Familienanfrage: Wir kommen gegen 22 Uhr. Bitte eine Glutenallergie als Hinweis für das Frühstück notieren.
Wir prüfen Zimmeraufteilung und späte Anreise. Den Frühstückshinweis klären unsere Mitarbeitenden persönlich mit Ihnen.
Die Rezeption erhält die wesentlichen Reisedaten
- Kontakt
- Jonas Feldmann, E-Mail hinterlegt
- Reisezeit
- 14. bis 16. Mai
- Belegung
- 6 Erwachsene, 3 Zimmer gewünscht
- Anreise
- Voraussichtlich 22 Uhr
- Erfasste Notiz
- Glutenallergie laut Gast, an Frühstücksteam weitergeben
- Prüfauftrag
- Zimmeraufteilung und späten Check-in abstimmen
Voraussetzungen und Verantwortung
- Du pflegst Check-in-Zeiten, Belegungsregeln und Bedingungen für Gruppen.
- Dein angebundenes Buchungssystem ist die Grundlage jeder Verfügbarkeitsauskunft.
- Mitarbeitende entscheiden über Sonderkonditionen und Ausnahmen bei der Anreise.
- Allergieangaben bleiben erfasste Hinweise zur Weitergabe an Mitarbeitende, ohne medizinische Aussagen.
Häufige Fragen
Passende Produkte
Passende Abläufe
Deinen Ablauf gemeinsam planen.
Wir schauen uns deine Anfragen an und zeigen, was sinnvoll ist.