Organisatorische Anfragen für dein Notariat klar bündeln
Dein KI-Mitarbeiter unterstützt dein Notariat bei Sprechzeiten, Terminwünschen und freigegebenen Unterlagenlisten. Beratung, Prüfung und notarielle Entscheidungen bleiben bei deinem Team.
Wie frage ich einen Termin an?
Welche organisatorischen Angaben braucht euer Team?
Wie erreiche ich den zuständigen Ansprechpartner?
Weniger Unterbrechungen zwischen Vorbereitung und Empfang
Zwischen Urkundenvorbereitung und Besprechungen gehen Fragen zu Erreichbarkeit, Anfahrt und Terminen ein. Wiederkehrende Organisationsfragen brauchen klare Antworten, aber keine notarielle Bewertung.
Dein KI-Mitarbeiter nutzt deine freigegebene Wissensbasis. Beteiligte erhalten Hinweise zum vorgesehenen Ablauf, ohne persönliche Vertragsinhalte im Chat schildern zu müssen. Was im Einzelfall erforderlich ist, prüft weiterhin dein Notariat.
Vom Kontaktwunsch zur geordneten Übergabe
Die KI fragt
- Unter welchem Namen soll der Kontaktwunsch eingehen?
- Wie kann dein Team die Person erreichen?
- Welche Zeitfenster kommen für eine Terminabstimmung infrage?
Die KI erledigt
- Nennt Öffnungszeiten und freigegebene organisatorische Abläufe.
- Verweist auf allgemeine Unterlagenlisten und sichere Übermittlungswege.
- Erfasst Kalenderwünsche und bereitet vereinbarte Follow-ups vor.
Dein Team erhält
- Eine sparsame Kontaktübersicht ohne Vertragsdarstellung.
- Einen offenen Terminwunsch zur persönlichen Prüfung.
Beispiel: Terminabstimmung ohne Vertragsdetails
Wann kann ich jemanden zur Terminabstimmung erreichen?
Ich kann einen Rückrufwunsch aufnehmen. Bitte nennen Sie dabei keine vertraulichen Vertragsdetails.
Hier ist Leander Vogt. Bitte rufen Sie mich zur Terminabstimmung am Donnerstag nachmittags zurück.
Ihr Wunsch liegt zur Bearbeitung vor. Den konkreten Termin stimmen wir persönlich mit Ihnen ab.
Übergabe an deinen Empfang
- Name
- Leander Vogt
- Kontaktweg
- Telefonischer Rückruf
- Rückrufnummer
- Im geschützten Kontaktfeld
- Zeitfenster
- Donnerstag nachmittags
- Aufgabe
- Termin abstimmen
- Status
- Bestätigung ausstehend
Voraussetzungen und Verantwortung
- Du gibst allgemeine Unterlagenlisten redaktionell frei.
- Dein Notariat übernimmt Beratung und Einzelfallprüfung.
- Du bestimmst sichere Wege für vertrauliche Dokumente.
- Dein Empfang bestätigt Termine und verantwortet Nachfassaufgaben.
Organisation statt notarieller Bewertung
Dein KI-Mitarbeiter gibt keine Rechtsberatung, prüft keine Wirksamkeit und macht keine Zusagen zu Beurkundungen. Vertrauliche Daten verlangen gesondert festgelegte Zugriffsrechte und Übermittlungswege. Du bestimmst, welche organisatorischen Inhalte auf Telefon, WhatsApp, Website-Chat, Social Media und E-Mail erscheinen dürfen.
Häufige Fragen
Passende Produkte
Passende Abläufe
Deinen Ablauf gemeinsam planen.
Wir schauen uns deine Anfragen an und zeigen, was sinnvoll ist.