Entlaste deine Kanzlei bei organisatorischen Mandantenfragen
Dein KI-Mitarbeiter organisiert Termine und erklärt freigegebene Unterlagenchecklisten. Steuerliche Einordnungen, individuelle Beratung und fachliche Entscheidungen bleiben bei dir und deinem Kanzleiteam.
Wie frage ich ein neues Mandat an?
Wie vereinbare ich einen Rückruf?
Welche organisatorischen Unterlagen nennt die Kanzlei?
Organisatorische Anrufe unterbrechen fachliche Arbeit
Während dein Team konzentriert arbeitet, kommen Rückfragen zu Terminen und benötigten Unterlagen. Wiederkehrende Organisationsfragen beanspruchen dieselbe Aufmerksamkeit wie fachliche Mandate, obwohl häufig eine freigegebene Checkliste genügt.
Dein KI-Mitarbeiter kann Telefon, WhatsApp, Website-Chat, Social Media und E-Mail organisatorisch betreuen. Du legst fest, welche Kontaktwege für welche Anliegen genutzt werden. Vertrauliche Details werden nicht aktiv abgefragt, wenn sie für die Terminorganisation nicht erforderlich sind.
Terminwünsche aufnehmen, Unterlagenwege erklären
Die KI fragt
- Geht es um einen Termin oder um eine freigegebene Unterlagencheckliste?
- Welche Kontaktmöglichkeit und welches Zeitfenster werden für die Abstimmung benötigt?
Die KI erledigt
- Nennt organisatorische Informationen aus der gemeinsamen Wissensbasis.
- Verweist für Dokumente auf den von deiner Kanzlei vorgesehenen Übermittlungsweg.
- Erfasst einen knappen Kontaktvorgang und koordiniert Termine über den angebundenen Kalender.
Dein Team erhält
- Anlass und Erreichbarkeit, ohne unnötige vertrauliche Sachverhaltsdetails.
- Eine klare Übergabe, sobald eine Frage steuerliche Beratung erfordert.
Fiktives Beispiel: Unterlagen vor dem Erstgespräch
Ich möchte ein Erstgespräch vereinbaren und wissen, was ich vorbereiten soll.
Ich nehme Ihren Terminwunsch auf. Bitte nennen Sie hier keine vertraulichen Steuerdaten. Für Unterlagen nennt Ihnen die Kanzlei den vorgesehenen Übermittlungsweg.
Zu meiner Terminanfrage: Ich bin dienstags nachmittags erreichbar. Bitte senden Sie die organisatorische Checkliste.
Wir stimmen das Erstgespräch ab und schicken die passende Checkliste sowie Hinweise zur Dokumentenübermittlung.
Datensparsame Vorbereitung für das Sekretariat
- Kontakt
- Clara Neumann, E-Mail hinterlegt
- Anliegen
- Erstgespräch organisieren
- Erreichbarkeit
- Dienstags nachmittags
- Gewünschte Information
- Organisatorische Unterlagencheckliste
- Dokumentenweg
- Kanzlei soll vorgesehenen Übermittlungsweg nennen
- Offener Schritt
- Termin und zuständige Ansprechperson abstimmen
Voraussetzungen und Verantwortung
- Du definierst freigegebene Checklisten und geeignete Wege zur Dokumentenübermittlung.
- Dein Kanzleiteam erteilt jede steuerliche Auskunft und beurteilt Einzelfälle.
- Du begrenzt die abgefragten Angaben auf das organisatorisch Erforderliche.
- Dein Sekretariat pflegt Terminregeln und übernimmt Fragen außerhalb der Freigaben.
Häufige Fragen
Passende Produkte
Passende Abläufe
Deinen Ablauf gemeinsam planen.
Wir schauen uns deine Anfragen an und zeigen, was sinnvoll ist.