Empfange Anfragen aufmerksam, auch wenn dein Team arbeitet
Dein KI-Mitarbeiter nimmt Anliegen auf, klärt Zuständigkeiten und bereitet Rückrufe vor. So erhält dein Team verwertbare Nachrichten statt unvollständiger Telefonnotizen.
Anliegen und zuständigen Bereich erfassen
Hinterlegte Öffnungszeiten und Abläufe erklären
Kontaktdaten und Rückrufwunsch weitergeben
Der nächste Anruf kommt selten gelegen
Während dein Team Kunden betreut oder konzentriert arbeitet, klingelt das Telefon. Wer nur schnell einen Namen notiert, übersieht leicht Rückrufnummer, Anlass oder gewünschte Ansprechperson.
Dein KI-Mitarbeiter übernimmt den ersten Empfang nach deinen Vorgaben. Die KI nennt freigegebene Informationen und erfasst konkrete Rückrufwünsche. Eine aufgenommene Nachricht ist dabei keine Zusage, dass ein bestimmter Kollege sofort erreichbar ist.
Anliegen aufnehmen und gezielt weitergeben
Die KI fragt
- Wen möchtest du sprechen und worum geht es?
- Unter welcher Nummer und in welchem Zeitfenster ist ein Rückruf möglich?
Die KI erledigt
- Unterscheidet allgemeine Auskünfte, Rückrufwünsche und Weiterleitungsanfragen.
- Nutzt deine Zuständigkeitsliste und konfigurierten Erreichbarkeitsregeln.
- Bereitet eine Teamübergabe vor, wenn direkte Verbindung nicht vorgesehen oder möglich ist.
Dein Team erhält
- Name, Organisation, Anliegen und gewünschte Ansprechperson.
- Rückrufnummer, Zeitfenster und noch ungeklärte Dringlichkeit.
Beispiel: Lieferant erreicht den richtigen Bereich
Wer nimmt morgen unsere Lieferung an?
Bitte nennen Sie Ihre Firma und eine Lieferreferenz. Ich gebe die Frage an die Warenannahme weiter.
Frank von Heller Logistik, zu meiner Nachricht: Referenz L-620. Bitte heute bis 16 Uhr zurückrufen.
Hier ist die Warenannahme. Wir klären jetzt Zufahrt und Ansprechpartner für morgen.
Eine Rückrufnotiz, mit der dein Team arbeiten kann
- Name
- Tobias Frank
- Organisation
- Heller Logistik
- Referenz
- L-620
- Zielbereich
- Warenannahme
- Anliegen
- Ansprechpartner für Lieferung
- Rückruf
- Heute bis 16 Uhr, Nummer im Kontakt
Voraussetzungen und Verantwortung
- Du hinterlegst Zuständigkeiten, Öffnungszeiten und erlaubte Weiterleitungswege.
- Dein Team verantwortet Rückrufe und pflegt Vertretungen bei Abwesenheit.
- Für Notfälle definierst du klare Hinweise und geeignete menschliche Anlaufstellen.
- Vorherige Nachrichten stehen je nach Kontaktzuordnung zur Verfügung.
Häufige Fragen
Passende Produkte
Passende Abläufe
Deinen Ablauf gemeinsam planen.
Wir schauen uns deine Anfragen an und zeigen, was sinnvoll ist.